Fem råd om skærmstress

Råd 1: Undgå hyppige nedbrud
Driftstop og hyppige nedbrud kan være særdeles stressende og fører ofte til både irritation og en følelse af afmagt over for den genstridige teknik.

Årsagerne til driftstop kan være mangfoldige og det vil ofte kræve et dybtgående edb-kundskab at klarlægge problemet - og løse det. Ofte er kilden til problemet forkert eller forkert tilrettet software. I begge tilfælde er det ledelsens ansvar, at edb-systemerne fungerer.

Det kan du selv gøre:

• Indstil dig mentalt på, at din edb-maskine er ustabil. Planlæg ikke arbejdet for stramt, men tag et indre forbehold over for, at dine tidsplaner kan blive væltet.
  

Det kan ledelsen gøre:

• Tag ansvaret for den overordnede planlægning af arbejdet i afdelingen eller virksomheden alvorligt, så medarbejderne f.eks. har en reel mulighed for at udarbejde realistiske tidsplaner
• Tag medarbejdernes klager og frustrationer alvorligt: Et dårligt fungerende edb-anlæg kan sænke effektiviteten på hele arbejdspladsen.
• Få hjælp af kvalificerede rådgivere og få edb-systemerne strømliniet og opdateret, så driftsikkerheden er tilfredsstillende.
  

Råd 2: Undgå for lange svartider
Ligesom hyppige nedbrud kan lange svartide være med til at gøre dit arbejde ved skærmen stressende. Hvis rutinefunktioner igen og igen afbrydes, kan selv ventetider på nogle få sekunder virker irriterende og frustrerende.
Årsagerne til lange svartider kan være meget forskellige: Din egen PC kan være for langsom, den server du kobler dig op imod kan være for langsom eller for belastet - eller netværket og din opkobling kan være for langsom eller overbelastet.

Hvis årsagen til problemet ligger hos en ekstern virksomhed eller i overbelastning af netværket er der meget lidt, du umiddelbart kan gøre. Det kræver en overordnet indsats fra ledelsen.

Det kan du gøre:

• Gør ledelsen opmærksom på, at svartiderne  er uhensigtsmæssigt lange
  

Det kan ledelsen gøre:

• Sørg for at netværk, opkoblinger og servere svarer til de faktiske behov.
• Hvis problemet ligger hos eksterne leverandører eller i andre dele af organisationen, bør problemets omfang dokumenteres detaljeret og derefter tages op med de ansvarlige.
  

Råd 3: Undgå unødvendige meddelelser
Meddelelser, der pludselig popper op på skærmen, alarmsignaler fra computeren og klokker der ringer, når du modtager e-mails kan være en kilde til både irritation og til forstyrrende afbrydelser i arbejdet. Ofte kan du slå de automatiske meddelelser og dialogbokse fra, så du får arbejdsro.

Mange virksomheder er desuden plaget af e-mail forurening, så medarbejderne modtager store mængder af unødvendige og irrelevante e-mails. Problemet kan løses med en fælles e-mail politik, der beskriver, hvad man må og ikke må sende rundt til kollegerne.

Det kan du gøre:

• Du kan ændre din opsætning af Windows, så du undgår de fleste af de dialogbokse og spørgsmål, som dukker op på skærmen, når du udfører almindelige rutinefunktioner. Et godt eksempel er dialogboksen, hvor du skal bekræfte, at et dokument skal flyttes til papirkurven.
• Du kan slå alarmsignalet fra, så du ikke automatisk får besked, når du har modtaget en e-mail. I stedet kan du vænne dig til at tømme din postkasse på faste tidspunkter i løbet af arbejdsdagen.
• Bed afsenderne af irrelevante e-mails om at slette dig af postlisten eller tag problemet op som et fælles spørgsmål på arbejdspladsen.
  

Det kan ledelsen gøre:

• Lav i samarbejde med medarbejderne en e-mail politik, som sætter grænser for, hvad der må sendes rundt på arbejdspladsen.
  

Råd 4: Lær programmerne af kende
Hvis du ikke kender de programmer, du skal arbejde med, vil det både være en kilde til stress, usikkerhed, tidsspilde og fejl.

Det er ledelsens opgave at sikre, at medarbejderne er blevet uddannet og instrueret i de programmer, der bruges på arbejdspladsen. Men opgaven bliver ofte undervurderet.

Det kan du selv gøre:

• Sørg for, at du får den uddannelse og vejledning, du har brug for.
• Lær de vigtigste tastaturgenveje til de programmer, du bruger mest. Det øger din arbejdshastighed og mindsker belastningen ved brug af musen.
  

Det kan ledelsen gøre:

• Sørg for at medarbejderne har fået den uddannelse og vejledning, de har brug for.
  

Råd 5: Bliv tryg ved edb
Edb gennemsyrer næsten alle kontorarbejdspladser, og det giver problemer for de mange, som føler sig generelt utrygge ved computeren.

Mange er bange for at gøre noget forkert eller for at udløse fejl eller være skyld i nedbrud, fordi de ikke føler sig godt nok inde i systemerne.

Det kan du gøre:

• Benyt dig af de aftaler om efteruddannelse og kompetenceudvikling, der er på din arbejdsplads, så du får opdateret din viden om edb.
  

Det kan ledelsen gøre:

• Giv medarbejderne tid til at lære nye programmer at kende, når de installeres
• Køb ikke nye programmer uden samtidig også at købe kurser i brug af programmerne
• Uddan eller køb jer til særlig hot-line-service i en periode efter indkøb af nye programmer